Zatrudnianie cudzoziemców spoza Unii Europejskiej możliwe jest na podstawie następujących procedur:

zezwolenia na pracę, oświadczenia, zezwolenia na pracę sezonową

Od 29 stycznia 2022 r., w zakresie nieobjętym przepisami o zezwoleniu na pracę sezonową, można korzystać z oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w ciągu 24 miesięcy, dla obywateli 6 państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy.

Do 29 stycznia 2022 r. wykonywanie pracy dotyczyło okresu nieprzekraczającego 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
 
Procedura rejestracji

• Pracodawca składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce  pobytu stałego - siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych. Wypełniając oświadczenie, należy wpisać, m.in.: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia  i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy. Proszę pamiętać, że oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana;
• Pracodawca może również złożyć oświadczenie poprzez stronę internetową

UWAGA: wzór oświadczenia jest określony w rozporządzeniu nieco się różni od stosowanych w poprzednich latach.
Odrębny wzór jest przewidziany, gdy cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w charakterze pracownika tymczasowego  

• Składając oświadczenie do rejestracji pracodawca przedstawia dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca;
• Pracownik powiatowego urzędu pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji lub w drodze decyzji administracyjnej odmawia wpisu. Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni;
• Starosta wydaje decyzję odmowną zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego;
• Starosta może także odmówić wpisu do ewidencji oświadczeń, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
• W przypadku decyzji odmownej, podmiot ma możliwość odwołania się od organu drugiej instancji - ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
• Podobnie jak do tej pory, samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia

• Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek poinformować pisemnie powiatowy urząd pracy urząd o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu (w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu) pracy przez cudzoziemca.
• Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu;
• Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca).

Za niedopełnienie powyższych obowiązków grożą sankcje.

Kontynuacja pracy cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia
Gdy po upływie 3 miesięcy pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia podmiot chce kontynuować z nim współpracę w oparciu o  umowę o pracę  i na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu, może złożyć do wojewody wniosek  o wydanie zezwolenia na pracę (lub cudzoziemiec wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę). Zezwolenie takie wydawane jest w trybie uproszczonym, tj. z pominięciem tzw. testu rynku pracy. W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł legalnie wykonywać pracę na rzecz ww. pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia. Z powyższego rozwiązania można korzystać tylko wtedy, gdy przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia praca cudzoziemca na rzecz ww. podmiotu na podstawie oświadczenia (zarejestrowanego przez ww. podmiot) była wykonywana na podstawie umowy o pracę.
 
Zliczanie okresów wykonywania pracy na podstawie oświadczenia przed 29 stycznia 2022 r.
Okres wykonywania pracy przez cudzoziemca nie może przekraczać 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby pracodawców powierzających mu pracę na podstawie oświadczenia. Przy zliczaniu okresów wykonywania pracy na podstawie oświadczenia pod uwagę będą brane okresy, na jakie oświadczenie zostało zarejestrowane. Dzięki centralnemu systemowi ewidencji widoczne będą oświadczenia, które zostały zarejestrowane w innych urzędach.

Jeżeli pracodawca nie wypełni obowiązków informacyjnych o podjęciu lub niepodjęciu przez cudzoziemca pracy, stosuje się domniemanie co do terminu podjęcia pracy (że praca była wykonywana od dnia wskazanego przy wpisaniu oświadczenia do ewidencji), chyba że z okoliczności wynika, że było inaczej np. cudzoziemiec wjechał na terytorium RP później i jest to poświadczone pieczęcią w paszporcie.

W przypadku, gdy cudzoziemiec wcześniej zakończy pracę, warto poinformować o tym urząd pracy, inaczej jako okres wykonywania pracy przyjęty będzie cały okres ważności oświadczenia. Informację w urzędzie pracy może złożyć zarówno pracodawca, jak i cudzoziemiec.

Agencje pracy tymczasowej
Dla agencji pracy tymczasowej przewidziano odrębny wzór oświadczenia w przypadku, gdy cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w charakterze pracownika tymczasowego. Wprowadzono również możliwość zmiany pracodawcy użytkownika bez konieczności rejestracji nowego oświadczenia, jeżeli warunki pracy, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie.

Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia

• zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
• przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zawarcie przez podmiot powierzający wykonywanie pracy i cudzoziemca  umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
• cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym agencji pracy tymczasowej i zostaje skierowany do  pracy w innym miejscu (u innego pracodawcy użytkownika) - jeśli nie zmieniły się pozostałe warunki pracy.

Od 1 stycznia 2018 r. znowelizowana ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wprowadza nowe rozwiązanie umożliwiające zatrudnianie w Polsce cudzoziemców do pracy sezonowej – zezwolenie na pracę sezonową.

Praca sezonowa to praca wykonywana przez okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym w sektorach: rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka, w ramach działalności uznanych za sezonowe określonych w rozporządzeniu wykonawczym Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podklas działalności według klasyfikacji PKD, w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca.
 
Procedura
Zezwolenie na pracę sezonową cudzoziemca jest wydawane na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Decyzję wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy.

• Pracodawca składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową w powiatowym urzędzie pracy (PUP) właściwym ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania (siedziba dotyczy osoby prawnej, np. przedsiębiorstwa, a miejsce zamieszkanie osoby fizycznej);
• We wniosku pracodawca określa, m.in. proponowane wynagrodzenie cudzoziemca, wymiar czasu pracy albo liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy oraz okres ważności zezwolenia. (Wzór wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową dostępny w zakładce „wzory dokumentów"). Składając wniosek pracodawca dołącza również dowód dokonania wpłaty w wysokości 30 zł;
• Jeżeli zezwolenie dotyczy obywatela innego kraju niż wymienionego w rozporządzeniu (tj. innego niż Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja lub Ukraina) do wniosku należy dołączyć informację dot. wyniku tzw. testu rynku pracy, tj. informacji  starosty, właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy. W przypadku gdy specyfika pracy wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, informację, o której mowa powyżej, wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemców;
• Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się, jeżeli wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem, nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;
• Zezwolenie na pracę sezonową jest wydawane dla określonego cudzoziemca. Zezwolenie określa podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, najniższe wynagrodzenie cudzoziemca, wymiar czasu pracy albo liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy oraz okres ważności zezwolenia. Jeżeli zezwolenie dotyczy pracy cudzoziemca w charakterze pracownika tymczasowego, w zezwoleniu na pracę jest określany także pracodawca użytkownik.
• W okresie ważności zezwolenia możliwe jest wykonywanie każdej pracy sezonowej, a nie tylko tej wskazanej w zezwoleniu.

Różne ścieżki postępowania - w zależności od tego, czy cudzoziemiec jest już w Polsce, czy dopiero zamierza wjechać w celu pracy sezonowej

• Postępowanie różni się w zależności od tego, czy cudzoziemiec jest już w Polsce i posiada tytuł pobytowy umożliwiający wykonywanie pracy w Polsce (np. wizę z wyjątkiem wiz wydanych w celach: turystycznym (01), korzystania z ochrony czasowej (20) lub przyjazdu ze względów humanitarnych (21), przebywanie w ruchu bezwizowym, ale wjechał w innym celu niż praca sezonowa), czy dopiero będzie ubiegał się o wjazd do Polski - na podstawie wizy w celu wykonywania pracy sezonowej, bądź w ramach  ruchu bezwizowego w związku z pracą sezonową.

„Ścieżka krajowa"

• W sytuacji, gdy cudzoziemiec jest już w Polsce: starosta weryfikuje wniosek i wydaje zezwolenie albo odmawia wydania zezwolenia w terminie do 7 dni lub do 30 dni, jeśli wymagane jest postępowanie wyjaśniające. Jeśli weryfikacja przebiegła negatywnie, starosta odmawia wydania zezwolenia na pracę sezonową.

„Ścieżka zagraniczna"

• W sytuacji gdy cudzoziemiec będzie dopiero starał się o wjazd do Polski w celu pracy sezonowej, starosta weryfikuje wniosek i wpisuje go do ewidencji wniosków ws. pracy sezonowej lub odmawia wydania zezwolenia na pracę sezonową. Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni. Wpisując wniosek do ewidencji, starosta wydaje podmiotowi powierzającemu wykonywanie pracy cudzoziemcowi zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej;
• Podmiot powierzający wykonywanie pracy przekazuje cudzoziemcowi zaświadczenie o wpisie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej. Zaświadczenie to służy jako podstawa do wydania wizy w celu wykonywania pracy sezonowej lub w przypadku, gdy cudzoziemiec wjeżdża w ruchu bezwizowym, służy jako potwierdzenie celu wjazdu na terytorium RP;
• Po przyjeździe cudzoziemca pracodawca informuje powiatowy urząd pracy o tym fakcie, przedstawia kopię paszportu cudzoziemca oraz podaje jego adres zamieszkania na terytorium RP (wzór informacji, który składa pracodawca w związku z ww. okolicznościami znajduje się tutaj). Po spełnieniu ww. obowiązku starosta wydaje zezwolenie na pracę sezonową. Pamiętać należy, że wpis do ewidencji wniosków o wydanie zezwolenia na pracę sezonową jest ważny tylko 120 dni – jeżeli po tym okresie starosta nie otrzyma potwierdzenia, że cudzoziemiec podejmie pracę w późniejszym terminie, umorzy postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową.
• Cudzoziemiec może pracować w trakcie oczekiwania na zezwolenie na pracę sezonową, czyli po poinformowaniu urzędu przez podmiot o przyjeździe cudzoziemca. Praca musi jednak być wykonywana na warunkach określonych w zaświadczeniu o wpisie wydanych wcześniej przez urząd. 

Kiedy starosta odmawia wydania zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca?

• Starosta odmawia wydania zezwolenia, gdy podmiot powierzający pracę nie spełnił wymogów proceduralnych dot. udzielenia zezwolenia na pracę albo był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego;
• Starosta może także odmówić wydania zezwolenia, jeżeli z okoliczności wynika, że uzyskane zezwolenie może zostać wykorzystane niezgodnie z celem lub uzyskane jest dla pozoru. Dotyczy to sytuacji, gdy podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
• W przypadku decyzji odmownej, podmiot ma możliwość odwołania się do organu drugiej instancji – ministra właściwego do spraw pracy.

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie zezwolenia na pracę sezonową 

• Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w zezwoleniu;
• Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca przez cały okres jego pracy).

Przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową 

• Dotyczy wyłącznie cudzoziemców, którzy wjechali w celu pracy sezonowej, tj. dla których był uzyskiwany wpis do ewidencji wniosków o wydanie zezwolenia na pracę sezonową (wiza „sezonowa", ruch bezwizowy w związku z wnioskiem wpisanym do ewidencji);
• Wydawane jest w celu kontynuacji pracy u tego samego podmiotu lub w celu podjęcia pracy u innego podmiotu;
• wydaje się na okres, który łącznie z okresem pobytu cudzoziemca w celu wykonywania pracy sezonowej, liczonym od dnia pierwszego wjazdu na terytorium obszaru Schengen w danym roku kalendarzowym nie jest dłuższy niż 9 miesięcy roku kalendarzowego;
• Cudzoziemiec może pracować w trakcie oczekiwania na przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową u tego samego pracodawcy, natomiast u nowego pracodawcy – do 30 dni;
• W przypadku zmiany właściwości starosty ze względu na zmianę siedziby lub miejsca zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi właściwość starosty do prowadzenia postępowania w sprawie wydania przedłużenia zezwolenia na pracę sezonową określa się na dzień złożenia wniosku o wydanie przedłużenia zezwolenia.

Okres ważności zezwolenia na pracę sezonową 

• Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się na okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym;
• W przypadku cudzoziemca, który wjechał na terytorium RP na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową wpisanym do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej, jest liczony od dnia pierwszego wjazdu cudzoziemca do strefy Schengen;
• W przypadku cudzoziemców, którzy wjechali w celu innym niż praca sezonowa zezwolenie może być wydane na okres legalnego pobytu nie dłuższy niż 9 miesięcy. Okres ten liczony jest łącznie z okresami wskazanymi w poprzednio wydanych zezwoleniach na pracę sezonową dla tego cudzoziemca. 

Ułatwienia dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy (sześciu państw dotychczas korzystających z systemu oświadczeń):

• zwolnienie z tzw. testu rynku pracy- składając wniosek o zezwolenie na pracę sezonową dla obywateli wymienionych państw, podmiot nie musi przedstawić informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy;
• na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi starosta może dokonać wpisu wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową (na okresy nie dłuższe niż 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego) w ciągu nie więcej niż 3 kolejnych lat kalendarzowych, o ile w okresie 5 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku podmiot ten powierzał wykonywanie pracy cudzoziemcowi na podstawie zezwolenia na pracę sezonową co najmniej raz;
• możliwość powierzenia innej pracy niż sezonowa na okres do 30 dni w trakcie ważności posiadanego zezwolenia na pracę sezonową (z wyjątkiem pracowników tymczasowych), bez potrzeby występowania o odrębne zezwolenie na pracę. Aby skorzystać z tej możliwości, podmiot powierzający pracę jest obowiązany do zapewnienia cudzoziemcowi wynagrodzenia na co najmniej na dotychczasowym poziomie. 

Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego zezwolenia: 

• zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi ;
• przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zawarcie przez podmiot powierzający wykonywanie pracy i cudzoziemca  umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej.

Jeżeli podmiot jest agencją pracy tymczasowej, spoczywa na nim jednak obowiązek poinformowania właściwego urzędu pracy o zmianach w ciągu 7 dni od ich zaistnienia. Niedopełnienie tego obowiązku jest zagrożone karą grzywny.